Co to jest biała lista podatników VAT i na jakich przepisach się opiera?

Biała lista podatników VAT to publicznie dostępny rejestr, który wspiera firmy w sprawdzaniu swoich partnerów handlowych. Jest tworzona przez KAS i udostępniana przez Ministerstwo Finansów. Zawiera informacje o firmach zarejestrowanych jako podatnicy VAT, tych, które zostały wykreślone i przywrócone, a także ich numery kont bankowych.

Celem białej listy jest zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa w transakcjach gospodarczych oraz ochrona przed oszustwami podatkowymi. Ponadto, korzystanie z tego narzędzia stanowi dowód zachowania należytej staranności przy transakcjach przekraczających określone progi finansowe.

Jakie dane zawiera biała lista VAT?

Biała lista VAT oferuje kluczowe informacje dotyczące podatników. Zawiera takie dane jak NIP, REGON, numer KRS lub CEIDG, a także nazwę firmy i jej adres siedziby.

Lista informuje również o statusie podatnika VAT, wskazując, czy jest on aktywny, zwolniony, czy usunięty z rejestru. Dodatkowo, rejestr obejmuje podstawy prawne związane z rejestracją, usunięciem oraz przywróceniem do rejestru, jak również daty tych wydarzeń.

Jak sprawdzić kontrahenta i numer rachunku na białej liście?

Aby zweryfikować kontrahenta i numer jego rachunku na białej liście, można skorzystać z internetowej wyszukiwarki lub API udostępnianego przez Ministerstwo Finansów. W tym celu należy wprowadzić NIP kontrahenta oraz datę przelewu.

System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR) gwarantuje, że dane są aktualne, co jest szczególnie istotne przy weryfikacji w dniu realizacji płatności. Po zakończonej weryfikacji warto wydrukować potwierdzenie, które świadczy o dochowaniu należytej staranności i zabezpiecza przed konsekwencjami płatności na rachunki nieznajdujące się na liście.

Jak zgłosić lub zaktualizować rachunek bankowy?

Zgłoszenie lub aktualizacja firmowego rachunku bankowego zależy od formy prowadzenia działalności. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, możesz złożyć wniosek online przez stronę CEIDG, osobiście w urzędzie gminy, wysłać go pocztą lub przekazać z podpisem potwierdzonym notarialnie. W przypadku spółek zarejestrowanych w KRS, aktualizacji dokonuje się za pomocą właściwego formularza w systemie KRS.

Podatnicy VAT niepodlegający wpisowi do CEIDG ani KRS, tacy jak niektóre fundacje czy stowarzyszenia, składają zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne bezpośrednio do urzędu skarbowego – w formie papierowej lub przez Portal Podatkowy.

Należy pamiętać, że zgłoszenie numeru rachunku jest obowiązkowe zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Aktualność tych danych ma kluczowe znaczenie – przelew powyżej 15 000 zł na konto spoza białej listy może skutkować utratą prawa do kosztów lub odpowiedzialnością solidarną.

Dane w wykazie są aktualizowane każdego dnia roboczego, co pozwala na bieżące monitorowanie zmian i zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Zadbaj o bezpieczeństwo transakcji z automatyczną weryfikacją kontrahentów

Biała lista podatników VAT to ważne narzędzie ochrony przed nieuczciwymi partnerami i potencjalnymi konsekwencjami podatkowymi. Pozwala sprawdzić, czy numer rachunku bankowego kontrahenta jest zgodny z danymi zgłoszonymi do urzędów, co jest szczególnie istotne przy przelewach powyżej 15 000 zł. Weryfikacja tych informacji to nie tylko forma zabezpieczenia, ale również obowiązek firm, które chcą dochować należytej staranności.

Z pomocą przychodzi program do faktur który automatyzuje ten proces i minimalizuje ryzyko pomyłek. Rozwiązanie takie jak Streamsoft Firmino umożliwiają automatyczną weryfikację danych kontrahenta bezpośrednio podczas wprowadzania faktury zakupowej lub kosztowej. System sprawdza, czy numer rachunku bankowego widnieje na białej liście podatników VAT, co pozwala uniknąć przelewów na niezgłoszone konta i związanych z tym sankcji. Dzięki temu masz pewność, że każda transakcja przebiega zgodnie z przepisami i bezpiecznie dla Twojej firmy.

Źródło: Poradnik przedsiębiorcy